Organismul dumneavoastra pentru certificarea sistemelor de management!

Certificare AMG Cert Systems


In cadrul activitatii de certificare se parcurg toate etapele specifice, de la marketing, ofertare-contractare, evaluare (audituri la fata locului si a dosarului de certificare), acordarea certificarii, supraveghere si recertificare. Toate aceste activitati se fac cu respectarea prevedrilor din standardele (SR EN ISO/CEI) si ghidurile (IAF) ce reglementeaza certificarea sistemelor de management, pasii fiind descrisi in continuare.

1.REGULI GENERALE PENTRU CERTIFICAREA SISTEMELOR DE MANAGEMENT

AMG CERT SYSTEMS asigura accesul liber si neIngradit la serviciile sale de certificare pentru orice solicitant indiferent de afilierea la asociatii, grupuri de interese, de numarul de certificate deja emise de catre organism etc., iar conditiile financiare sunt aceleasi pentru toti solicitantii, depinzand doar de amploarea activitatilor necesare.

Certificarea acopera conformitatea cu documentele de referinta. Responsabilitatea care revine furnizorului nu este In nici un caz substituita printr-o responsabilitate a organismului de certificare.

AMG CERT SYSTEMS
  • certifica sisteme de management al calitatii, mediului, sanatate si securitate ocupationala, urmand HACCP, securitatea informatiilor, lantul furnizorilor si responsabilitatea sociala.
  • este organizat conform cerintelor standardului international SR EN ISO 17021 : 2007 (respecta principiile privind impartialitatea, competenta, responsabilitatea, transparenta, confidentialitatea si capacitatea de raspuns la reclamatii si cerintele impuse de acesta si ghidurile aferente);
  • evalueaza sistemele de management in conformitate cu documentele de referinta;
  • garanteaza confidentialitatea informatiilor culese in timpul certificarii;
  • acorda certificarea pentru sistemele de management conform documentului de referinta convenit;
  • supravegheaza mentinerea conformitatii si respectarea reglementarilor privind certificarea;
  • raspunde in limitele legale pentru activitatile desfasurate;

AMG CERT SYSTEMS clasifica neconformitatile (neindeplinirea unei cerinte) in urmatoarele categorii :

  • Neconformitate majora - neconformitate care provoaca dubii privind conformitatea produsului;
  • Neconformitate minora - neconformitate care nu provoaca dubii privind conformitatea produsului;
  • Observatie – o neconformitate minora cu totul izolata

2. DREPTURILE SI OBLIGATIILE SOLICITANTILOR DE CERTIFICARE

Drepturi:
Obligatii:
Sa solicite certificarea;
Sa-si Insuseasca si sa respecte regulile generale pentru certificare;
Sa aiba acces la documentele informative ale organismului;
Sa transmita la organismul de certificare Comanda (de certificare) si Chestionarul de autoevaluare completate la toate rubricile;
Sa fie informati de modificarea de tarife / reguli de certificare;
Sa puna la dispozitia organismului documentatia aferenta sistemului de management / sa-si achite obligatiile financiare;
Sa le fie asigurata confidentialitatea tuturor informatiilor privind activitatile de certificat;
Sa permita accesul echipei de audit la documente, Inregistrari si In toate locurile unde se desfasoara activitati legate de sistemul de management care face obiectul certificarii;
Sa conteste, intemeiat, o singura data / audit, persoane din echipa de audit;
Sa puna la dispozitia reprezentantilor organismului personal si mijloace pentru desfasurarea In bune conditi a evaluarilor;
Sa convina cu organismul activitatile de interes comun;
Sa initieze corectii, actiunile corective si preventive necesare, rezultate In urma activitatiilor privind certificarea;
Sa conteste deciziile AMG CERT SYSTEMS privind certificarea.
Sa prezinte neconformitatile si reclamatiile clientilor referitoare la sistemul de management si modul de solutionare a acestora.

3. FAZELE CERTIFICARII sunt urmatoarele :

  1. Initierea procesului de certificare ;
  2. Etapa I-a auditului la fata locului (la solicitant) ;
  3. Etapa II-a auditului la fata locului cu verificarea completa a implementarii sistemului de management ;
  4. Acordarea certificarii; (Acordarea certificarii este conditionata de trecerea cu succes a fiecarei faze).
  5. Supravegherea programata.
  6. Recertificarea

3.1 INITIEREA PROCESULUI DE CERTIFICARE

AMG CERT SYSTEMS pune la dispozitia solicitantilor, Mapa de documente informative, la care sunt anexate Chestionarul de autoevaluare si Comanda (de certificare).
Fomularul de comanda si chestionarul de autoevaluare se obtine (click)aici

Solicitantul va completa si transmite organismului Chestionarul de autoevaluare si Comanda. AMG CERT SYSTEMS le va analiza, pentru a se convinge daca poate fi procesata ccomanda si-i trasmite clientului oferta de certificare, sau o poate refuza daca rezulta ca nu are capacitatea tehnica avizandu-l de aceasta.

Daca solicitantul este de acord cu oferta, AMG CERT SYSTEMS definitiveaza Contractul de certificare, apoi il transmite pentru analiza si semnare. Data semnarii contractului de client si a returnarii se considera data de intrare in vigoare a contractului. Organismul numeste echipa de evaluare, iar numele auditorului conducator este facut cunoscut in scris clientului. Auditorul conducator va pastra legatura cu clientul in ceea ce priveste problemele legate de audit. Sarcina organizatiei in perioada urmatoare este de a demonstra indeplinirea cerintelor din standardul de referinta. Clientul va numi o persoana responsabila de procesul de certificare, care va transmite organismului documetatia sistemului de management (de preferinta sub forma electronica). Aceasta se evalueaza, iar eventualele deficinte se aduc la cunostinta clientului in vederea remedierii.

CERTIFICARE DE GRUP

In cazul organizatiilor in care exista mai multe puncte de lucru care folosesc procese similare sau la organizatii cu sediu central si filiale se efectueaza certificarile de grup. La aceste organizatii este stabilit, elaborat si mentinut un sistem de management unitar pentru toate filialele/punctele de lucru, iar unele compartimente de la centru deservesc toate celelalte filiale (proiectare-dezvoltare, aprovizionare, resurse umane, contabilitate etc.). Monitorizarea intregului sistem de management se face de conducerea centrala prin reprezentantul managementului. Acesta este imputernicit pentru toate filialele/punctele de lucru.

In acest caz, se va planifica auditarea la fata locului (auditul de certificare si cele de supraveghere) astfel incat sa fie verificate toate sediile intr-un ciclu de certificare.

3.2 Etapa I-a a auditului la fata locului

De comun acord se trece la efectuarea etapei I-a a auditului la fata locului, cand se verifica modul de aplicare a cerintelor, intelegerea de client a standardului de referinta, colectarea de informatii, evaluarea la fata locului a documentatiei sistemului de management, evaluarea auditurilor interne si a analizei efectuata de management, analiza alocarii de resurse pentru etapa a II-a a auditului.

In cazul In care In urma evaluarii se constata neconformitati, fiecare neconformitate se documenteaza intr-un raport de neconformitate, se aduce la cunostinta clientului. Acesta va implementa corectii si actiuni corective intr-un termen definit (90 de zile), In caz contrar procesul de certificare se suspenda (180 de zile), apoi se sisteaza.

3.3 Etapa II-a a auditului la fata locului

Nr. zilelor de evaluare la fata locului depinde de marimea firmei, conform "GD8-2007 - Ghid informativ pentru tranzactia la ISO 17.021:2006" (daca sunt mai mult de 875 angajati se respecta progresia)

Marimea firmei
(nr. De angajati)

Audit de certificare

Audit de supraveghere

Audit de recertificare

Total

Minim la fata locului

Total

Minim la fata locului

Total

Minim la fata locului

1-10

2

1

1

0,5

1,5

1

11-25

3

2

1

0,5

2

1

26-45

4

2,5

1,5

1

3

2

46-65

5

3

2

1

3,5

2

66-85

6

4,5

2

1

4

2,5

86-125

7

5

2,5

2

5

3

126-275

8

5,5

3

2,5

5,5

3,5

276-425

9

6,5

4

3

6,5

4

426-625

10

7

4,5

3,5

7

4,5

626-875

11

7,5

5

4

7,5

5

In etapa a II-a a auditului se evalueaza implementarea, eficacitatea sistemului de management al clientului, incluzand :

  1. Informatii si dovezi referitoare la conformitatea cu toate cerintele din standardul aplicabil sistemului de management sau din alte documente normative;
  2. Monitorizarea, masurarea, raportarea si analiza performantei In raport cu obiectivele cheie si tintele (consecvent cu asteptarile standardului sistemului de management sau ale altor documente normative aplicabile) ;
  3. Performantele si sistemul de management al clientului In ce priveste conformarea cu legislatia;
  4. Controlul operational al proceselor clientului;
  5. Auditarea interna si analiza efectuta de management;
  6. Responsabilitatea managementului pentru politicile clientului;
  7. Legaturi Intre cerintele normative, politici, obiective si tinte referitoare la performanta (consecvent cu asteptarile standardului sistemului de management sau ale altor documente normative aplicabile), orice cerinte legale aplicabile, responsabilitati, competente ale personalului, operatiuni, proceduri, date referitoare si concluziile auditului intern.

In cazul In care la etapa a II-a a auditului s-a depistat cel mult o neconformitate care provoaca dubii privind conformitatea produsului, procesul de certificare se suspenda pana la implementarea actiunilor corective (cel mult 90 zile). Daca la verificarea implementarii actiunilor corective (audit de urmarire ocazie cu care se auditeaza cerintele standardului unde au fost neconformitati) sau prezentarea de dovezi documentate privind Inlaturarea neconformitatilor, nu mai sunt neconformitati se finalizeaza raportul de audit, altfel procesul de certificare se sisteaza. Un exemplar al raportului de audit cu rezolutia finala este Inmanat organizatiei.

3.4 ACORDAREA CERTIFICARII

Fiecare etapa din procesul de certificare se finalizeaza prin documente scrise care colectate constituie Dosarul de certificare. Acesta se analizeaza de Comitetul tehnic si daca este apreciat pozitiv pentru domeniul de activitate convenit cu clientul si constatat la fata locului se decide acordarea certificarii.

Decizia privind certificarea se notifica solicitantului.

In cazul In care decizia este de acordare a certificarii, solicitantului i se va Inmana Certificatul de conformitate AMG CERT SYSTEMS. Certificatul este valabil 3 ani de la emitere, daca se fac supravegherile, iar rezultatul acestora este favorabil .

In cazul neacordarii certificarii, solicitantul poate face apel In termen de 15 zile.

3.5 SUPRAVEGHEREA PROGRAMATA

Dupa acordarea certificarii, AMG CERT SYSTEMS va supraveghea titularii pentru a se asigura ca acestia mentin cerintele din documentul de referinta. Supravegherea se realizeaza prin doua audituri ce au loc la intervale de cate 12 luni de la data autitului de certificare, cand se analizeaza obligatoriu oricaror modificari, utilizarea marcilor si/sau a oricaror alte referiri la certificare, auditurile interne si analiza efectuata de management, eficacitatea sistemului de management cu privire la realizarea obiectivelor, evolutia activitatilor planificate pentru Imbunatatirea continua, o analiza a actiunilor Intreprinse pentru neconformitatile identificate In timpul auditului anterior, tratarea reclamatiilor, iar cerintele privind managementul resurselor si realizarea produsului (continuitatea controlului operational) se Impart Intre cele doua audituri de supraveghere. In cazul neconformitatilor se urmeaza aceiasi pasi ca la certificare. Data auditului de supraveghere se stabileste de comun acord cu clientul fara a depasii 12 luni de la cel anterior. In cazul cand nu sunt neconformitati clientul are dreptul de a utiliza certificatul si marca de certificare.

3.6 AUDIT DE RECERTIFICARE

Pentru prelungirea valabilitatii certificatului cu alti trei ani, cu cel putin trei luni Inainte de expirarea termenului de valabilitate titularul va solicita recertificarea, prezentand In scris modificarile intervenite In organizare sau In sistemul de management si Inainteaza documentatia actualizata. Cu cel mult o luna Inaintea datei expirarii trebuie sa aiba loc auditul de recertificare. In situatia In care auditul de recertificare se Incheie cu rezultate pozitive, certificarea se considera continua cu prelungirea dreptului de utilizare a certificatului si marcii cu alti trei ani. In acest caz pe noul certificat eliberat se mentioneaza data certificarii initiale.

Durata auditului de recertificare este cu cca. 30% mai scurta decat a auditului de certificare. Procesul de recertificare parcurge aceleasi faze ca si cel de certificare. La auditul de recertificare se verifica si se evalueaza eficacitatea Intregului sistem de management.

4. AUDITURI SPECIALE

EXTINDERE DE DOMENIU

Ca raspuns la o solicitare scrisa pentru extinderea domeniului unei certificari deja acordate, AMG CERT SYSTEMS Intreprinde o analiza si determina orice activitati de audit necesare pentru a decide daca poate fi acordata sau nu extinderea. In caz afirmativ se Incheie un act aditional la contractul de certificare, stabilindu-se de comun acord costurile de extindere, In functie de timpul suplimentar necesar auditarii. Cu aceasta ocazie se examineaza documentatia referitoare la domeniul extins si se auditeaza toate procesele relevante aferente, urmand aceiasi pasi ca la certificare, activitatile finalizandu-se cu emiterea unui nou certificat cu domeniul de valabilitate si /sau referentialul modificat, In care se mentioneaza continuitatea certificarii (data certificarii initiale). Aceasta poate fi efectuata cumulat cu un audit de supraveghere sau de recertificare.

AUDITURI NEPROGRAMATE

Cand este necesar sa se efectueze audituri la clienti certificati anuntate cu putin timp Inainte, pentru a investiga reclamatiile, sau ca raspuns la modificari sau ca audituri de urmarire la clientii suspendati AMG CERT SYSTEMS descrie si face cunoscut In avans clientilor certificati conditiile In care aceste vizite neprogramate vor fi efectuate si va desemna cu grija suplimentara echipa de audit datorita imposibilitatii clientului de a obiecta asupra membrilor echipei de audit.

In cazul In care se confirma ratiunea care a declansat auditut neprogramat, titularului Ii revine obligatia de a suporta costul auditului respectiv, inclusiv al auditului de urmarire a implementarii actiunilor corective.

5. SUSPENDAREA, RETRAGEREA SAU RESTRANGEREA DOMENIULUI DE CERTIFICARE

In cazul in care pe durata de valabilitate a certificarii, referentialul, modul de organizare a titularului sufera modificari semnificative (renuntarea la activitatile ditr-un domeniu certificat) este necesara reevaluarea printr-un audit special, iar In functie de rezultate se decide mentinerea, retragerea, suspendarea certificarii.

SUSPENDAREA CERTIFICARII se face atunci cand :

  • sistemul de management al titularului are esecuri repetate si serioase In ceea ce priveste Indeplinirea cerintelor certificarii, inclusiv a cerintelor pentru eficacitatea sistemului de management;
  • titularul nu permite efectuarea auditurilor de supraveghere sau recertificare la frecventa ceruta sau;
  • titularul cere sa fie suspendat In mod voluntar.

In cazul aparitiei primelor doua din situatiile anterioare, AMG CERT SYSTEMS notifica titularului suspendarea certificarii pe o perioada de 30 de zile. Daca titularul Intreprinde masurile ce se impun si le comunica, AMG CERT SYSTEMS va verifica daca cauza a fost eliminata.

In caz afirmativ va notifica revocarea suspendarii.

In cazul cand clientul a esuat repetat si serios In a Indeplini cerintele certificarii pentru acele parti ale domeniului certificarii va urma retragerea sau restrangerea domeniului certificarii.

Suspendarea, retragerea sau restrangerea domeniului certificarii este notificata titularului si este facuta cunoscuta public.

6. DREPTURILE SI OBLIGATIILE TITULARILOR

Titularii de certificate de conformitate au urmatoarele drepturi:

  • sa faca referire la Certificatul de conformitate obtinut In corespondenta, contracte sau alte documente;
  • sa utilizeze marca AMG CERT SYSTEMS ca mijloc de publicitate In vederea promovarii brandului firmei;
  • sa solicite restrangerea / extinderea domeniului certificarii;
  • sa conteste orice decizie de sanctionare aplicata;
  • sa renunte la certificat Inainte de expirarea perioadei pentru care a fost acordat;
  • sa fie publicati In Lista titularilor de certificate de conformitate.

Titularii au urmatoarele obligatii:

  • sa utilizeze certificatul numai pentru activitatile pentru care au obtinut acest drept, fara ambiguitati;
  • sa dea explicatii Directorului AMG CERT SYSTEMS atunci cand se dovedeste ca a utilizat incorect certificatul si marca;
  • sa pastreze Inregistrari referitoare la activitatile care fac obiectul certificarii, la reclamatii,corectii si la actiunile corective Intreprinse si sa le prezinte reprezentantilor AMG CERT SYSTEMS In perioada supravegherii;
  • sa permita supravegherea programata sau neprogramata;
  • sa mentina conditiile care au condus la acordarea certificarii pe toata perioada de valabilitate a acesteia;
  • sa comunice orice modificare survenita In statutul sau juridic, organizare, sau locurile de productie;
  • sa Intreprinda masuri corective In cazul sanctiunilor;
  • sa nu faca nici o referire la certificare In cazul sanctiunilor de suspendare, retragere si anulare a certificarii;
  • sa anunte renuntarea la certificare si sa returneze certificatul;

7. UTILIZAREA CERTIFICATULUI SI A MARCII DE CERTIFICARE AMG

Dreptul de utilizare a certificatului de conformitate Il au numai titularii care au obtinut certificarea de la AMG CERT SYSTEMS, pentru domeniul evaluat si numai pe perioada de valabilitate a acesteia, fara a crea impresia ca certificarea se refera la produsul clientului.

Utilizarea certificatului de conformitate este permisa numai cu respectarea conditiilor stabilite In Regulamentul de utilizare a certificatelor si marcii.

Modul de utilizarea a certificatului, respectiv a marcii de certificare se verifica cu prilejul auditurilor (supraveghere, urmarire, speciale, recertificare) sau ca urmare a sesizarilor sau reclamatiilor de pe piata.

8. RECLAMATII si APELURI

Solicitantii / titularii pot face reclamatii si apeluri dupa cum urmeaza:

Apeluri (cerere de reconsiderare) la Directorul executiv al AMG CERT SYSTEMS Impotriva:

  • rezultatelor consemnate In rapoartele de audit;
  • deciziei privind acordarea/neacordarea certificarii;

Reclamatii (exprimare a insatisfactiei) la Colegiul de Apel al AMG CERT SYSTEMS Impotriva:

  • activitatilor legate de certificare; activitatea si competenta auditorilor si expertilor tehnici;
  • apelurilor respinse de Directorul executiv al AMG CERT SYSTEMS;
  • hotararilor AMG CERT SYSTEMS privind suspendarea, retragerea si anularea certificarii.
  • referitoare la utilizarea licentelor / certificatelor de conformitate

la Judecatoria sectorului 2 Bucuresti Impotriva:

  • hotararilor Colegiului de Apel al AMG CERT SYSTEMS ;

9. PUBLICATII

AMG CERT SYSTEMS transmite periodic (cel putin anual) organismului de acreditare pentru publicare si face cunoscute public cel putin prin pagina WEB a AMG CERT SYSTEMS urmatoarele :

  • lista titularilor de certificate de conformitate
  • lista titularilor carora li s-a suspendat certificarea;
  • lista titularilor carora li s-a retras si anulat certificarea;
  • regulile generale pentru certificare;
  • tarifele pentru activitatea de certificare;

10. LISTA DOCUMENTELOR CERUTE SOLICITANTULUI CERTIFICARII

  1. Angajamentul conducerii si politica.
  2. Manualul de management , procedurile cerute expres de standardul (standardele) de referinta, lista celorlalte proceduri, instructiuni specifice organizatiei, Organigrama
  3. Lista proceselor specifice organizatiei si relatia dintre ele
  4. Copie de pe certificatul (certificatele-In cazul mai multor locatii) de la Oficiul Registrul Comertului
  5. Copie de pe actul constitutiv (cel putin un extras cu activitatile de certificat),
  6. Copii de pe autorizatiile obtinute

11. LISTA CU TARIFE PENTRU ACTIVITaTILE DE CERTIFICARE (EURO, fara TVA)

Nr.crt.

Activitatea desfasurata

Suma

1.

Initiere certificare (se achita la prima certificare)

100

2

Ziua de evaluare (audit la fata locului, evaluare documente)

150

3

Evaluarea dosarului de certificare

100

4

Acordare certificat (Se achita la fiecare eliberare)

100

5

Redeventa anuala de utilizare sigla AMG (Se achita la fiecare eliberare si la fiecare supraveghere)

100

NOTE

Daca o organizatie solicita certificarea pentru mai multe sedii (filiale), dupa mai multe standarde de referinta, pentru mai multe activitati (asa cum sunt definite In codul CAEN- nivel de detaliu 4 cifre) tarifele se multiplica cu radical indice 2 din suma dintre (sediu+nr.filiale declarate la registrul comertului + nr. standardelor+nr. activitatilor)

Pana la obtinerea acreditarii, intr-un domeniu de activitate, tarifele sunt promotionale - reduse cu 50%.

Tarifele se platesc In avans In lei, la cursul de referinta leu-Euro comunicat de BNR In ziua facturarii.

Daca se doreste redactarea certificatului si in limba engleza sau franceza sau germana se mai plateste 50 Euro.

AMG CERT SYSTEMS Isi rezerva dreptul de a modifica tarifele ori de cate ori considera necesar.

AMG CERT SYSTEMS notifica modificarea tarifelor celor cu care are stabilite relatii contractuale.

Orice modificare este facuta cunoscuta public.

12. DIAGRAMA FLUX PRIVIND CERTIFICAREA SISTEMELOR DE MANAGEMENT

Initierea procesului de certificare :

  • analiza comenzii, oferta;
  • perfectarea contractului de certificare;
  • transmiterea la organismul a documetatiei sistemului de management
  • optional - Preaudit

Etapa I-a a auditului la fata locului, cand se verifica

  • modul de aplicare a cerintelor standardului de referinta,
  • intelegerea de client a standardului de referinta,
  • colectarea de informatii,
  • evaluarea la fata locului a documentatiei sistemului de management,
  • evaluarea auditurilor interne si a analizei efectuata de management,
  • analiza alocarii de resurse pentru etapa a II-a a auditului.:.

Etapa II-a a auditului la fata locului, cand se verifica

  • Informatiile si dovezile referitoare la conformitatea cu toate cerintele din standardul aplicabil sistemului de management sau din alte documente normative;
  • Monitorizarea, masurarea, raportarea si analiza performantei in raport cu obiectivele cheie si tintele (consecvent cu asteptarile standardului sistemului de management sau ale altor documente normative aplicabile) ;
  • Performantele si sistemul de management al clientului in ce priveste conformarea cu legislatia;
  • Controlul operational al proceselor clientului;
  • Auditarea interna si analiza efectuta de management;
  • Responsabilitatea managementului pentru politicile clientului;

Examinarea dosarului de certificare se face de un membru al Comitetului tehnic si daca este apreciat pozitiv pentru domeniul de activitate convenit cu clientul si constatat la fata locului se decide acordarea certificarii.

Solicitantului i se va inmana Certificatul de conformitate AMG CERT SYSTEMS si marca AMG CERT SYSTEMS.. Certificatul este valabil 3 ani de la emitere, daca se fac supravegherile, iar rezultatul acestora este favorabil .

Supravegherea :

  • prima supraveghere programata la 12 luni de la auditul de certificare;
  • a doua supraveghere programata la 12 luni de la prima supraveghere;
  • neprogramata la primirea de reclamatii sau cand apar modificari semnificative in fluxul de fabricatie, forma de propietate, referential, organizarea titularului.

Reinnoirea certificarii (la cel mult 3 ani dupa acordarea certificarii, daca se solicita).

Durata auditului de recertificare este cu cca. 30% mai scurta decat a auditului de certificare. Procesul de recertificare parcurge aceleasi faze ca si cel de certificare.